作者：金茂律师事务所  张莹琳 律师  朱怡雯  律师助理

一、问题的提出

2022年3月以来，随着疫情的迅速传播，上海采取多项防控措施应对。3月27日晚，上海发布《关于做好全市新一轮核酸筛查工作的通告》，要求封控区域内的所有企业实施封闭生产或居家办公。那么在居家办公期间，如何签订合同、如何用印，及此种情况下的风险如何防范？对此，笔者梳理了相关法律规定，并提供了风险防控建议，以供参考。

二、可通过电子方式与相对方就合同的订立达成合意

根据《民法典》第469条第1款、第3款规定：“当事人订立合同，可以采用书面形式、口头形式或者其他形式。……以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为书面形式。”

因此，在无法面签合同的特殊情况下，双方可以考虑对电子版合同进行确认、回复和签订。实践中，一般可以采用电子邮件、即时通讯工具（如微信、短信）等方式订立合同。

在此种方式下，应格外注意对双方身份的确认、对意思表示的明确、对往来磋商过程的证据留存等。具体注意点如下：

（一）确认账号所有者的身份及授权信息

1、电子邮件：

建议通过己方的对公邮箱将合同文本作为附件发送至客户方的对公邮箱。需注意：避免使用个人邮箱，而尽量采用带有公司名称后缀的邮箱。同时，尽量采用统一对外的业务部门邮箱而非员工个人工作邮箱。

2、即时通讯工具：

与公司可能会使用统一业务邮箱与对方对接的情况不同，微信账号、手机号码等多为公司员工个人所有。此时更应注意微信相对方的身份，最好直接与法定代表人直接沟通。

以上两种方式下，建议：

1、无论使用哪个账号，双方均要出具有法定代表人签字的授权委托材料。其上应当写明：

（1）电子邮箱账号、微信账号或手机号码。使用微信账号的，还可以同步将微信个人信息页截图作为授权文件的附件；

（2）其所有者的姓名、职位；

（3）授权范围；

（4）附上身份证、企业营业执照等表明身份的资料。

2、同步在合同中明确授权签署合同的电子邮箱、即时通讯工具账号。

（二）沟通时明确双方的意思表示

1、在沟通往来中，无论是微信聊天对话还是电子邮件正文，均要求对方对于合同内容进行明确地确认。

如在邮件正文中，要求对方在回复时明确：“已完全知晓并同意附件合同约定内容，对合同内容无异议，同意签订该合同。”

在微信中也应当明确，已确认无异议。如对方未明说的，应当向其询问是否已经阅读全部条款，是否对合同内容无异议，是否同意签署。

2、同时，沟通中应当明确，待收到对方前述意思表示时，合同即成立并生效，且该电子版本与纸质版本具有同等效力。待双方确认后，将合同转为pdf版本进行留存。

（三）留存往来沟通内容

建议对双方前期全部的磋商过程，包括但不限于电子邮件、微信聊天记录、短信沟通记录、双方往来修改谈判的各合同版本等，均进行留存，以备后续产生纠纷时进行比对并作为证据。

（四）多渠道确认合同关键节点

鉴于各方商谈一般多以语音或微信进行沟通，同时建议在微信确认完毕后，同步邮件备存。通过两种或以上方式同步对合同内容及双方意思表示进行固定。

（五）疫情结束后的补充措施

1、疫情结束后，双方可以协商重新在纸质版合同上进行盖章。

2、如无条件的，也应尽快进行公证，对证据材料进行固定。

三、如必须进行签章的，可考虑使用电子签章

（一）法律规定

《电子签名法》第三条：“当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。”

因此，双方可选择使用电子签章，但建议在合同中对此进行明确约定。

（二）应注意使用可靠的电子签名

《电子签名法》第十三条对何为“可靠”的电子签名进行了说明：“电子签名同时符合下列条件的，视为可靠的电子签名：（一）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；（二）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；（三）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；（四）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。”

故在签署时，应选择一些比较专业的、官方的电子签名平台和电子合同签署平台。如后续发生纠纷时，法院往往会通过电子合同签署平台中注册的账户名、登录时间、登录IP、该份电子合同签署时间等信息，及该签章是否被篡改、该平台是否具有防篡改、防伪造等功能对可靠性进行判断。

（三）建议和注意事项

1、建议选择有《电子认证服务许可证》的第三方电子认证服务机构。如后续产生纠纷的，亦可要求机构出具证明材料，包括其《电子认证服务许可证》及实名认证、数字证书信息、签名信息及时间戳等，以说明电子签名真实且合同文档未被篡改；

2、因几乎所有此类平台都是通过上传文档后在其上加盖平台制作的电子章的方式，故在使用此种方式时，应对商业秘密及隐私保护进行衡量。

四、合同签订全过程中应当注意证据留存

签约前应当注意：

1、收集因疫情及其防控措施（如上海市政府、卫健委等关于封控政策、迟延复工、暂停营业等通知、公告、文件等）造成合同履行困难的证据，并及时告知对方；

2、对双方就合同签约的协商过程进行留存。如双方一致同意可暂缓签约的，也可通过书面形式进行固定。

签约过程中，要注意留存电子合同原件、双方就合同条款谈判的过程文件和聊天记录。应格外注意对双方同意按照某一份电子合同进行签约的意思表示以书面形式留存。

签约后，如合同开始履行的，应对合同履行的过程（如产品交付、转账记录、银行流水等）进行证据留存。合同的实际履行也是双方意思表示的明确。

五、小结

综上，在疫情及封控措施的管理之下，企业的正常运行受到不同程度的影响。对于以线上方式进行签约的，笔者从签订电子合同、使用电子签章、全过程证据留存等角度给企业提供了一些建议。

另外也应注意，对于部分未签约或在洽谈的项目，也应结合实际情况，充分评估疫情及防控措施可能给合同履行造成的影响，并事先在合同中补充约定，以减少争议，避免纠纷发生。

疫情之下，企业对于合同签订中可能存在的风险，要在尽可能提前识别的基础上，做好风险防控措施，共克时艰。